Zasady najmu akcesoriów wystawienniczych/promocyjnych

ZASADY NAJMU AKCESORIÓW WYSTAWIENNICZYCH/PROMOCYJNYCH UNIWERSYTETU TECHNOLOGICZNO-PRZYRODNICZEGO IM. JANA I JĘDRZEJA ŚNIADECKICH W BYDGOSZCZY

§ I.

WSTĘP

  1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki osób chcących wypożyczyć (namiot, ściankę, roll-up) lub pobrać materiały promocyjne UTP (gadżety, informatory).
  2. Wszystkie wymienione materiały promocyjne są własnością Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego w Bydgoszczy, zwanego dalej UTP, administratorem jest Dział Informacji i Promocji Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego w Bydgoszczy, zwanego dalej DIiP UTP.
  3. Celem udostępniania wyżej wymienionych materiałów Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego w Bydgoszczy jest szeroko rozumiana promocja uczelni oraz inicjatyw organizowanych dla studentów, doktorantów lub pracowników uczelni.
  4. Z możliwości pobrania materiałów mogą korzystać:
  5. Pracownicy UTP, którzy chcieliby promować wydarzenia o charakterze zawodowym, własne osiągnięcia.
    • Studenci oraz Absolwenci Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego w Bydgoszczy; którzy chcieliby promować wydarzenia (pod warunkiem, że organizatorem jest UTP lub organizacja studencka UTP).
    • wszystkie zainteresowane osoby, firmy lub instytucje, które chciałyby promować własne wydarzenia, ale organizowane dla studentów, doktorantów lub pracowników UTP bądź z korzyścią dla nich. Współpraca ta wymaga szczegółowego uzgodnienia z Kierownikiem Działu Informacji i Promocji.

§ II.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Wynajem namiotów, ścianek, roll-upów jest prowadzony wyłącznie dla celów organizacji imprez, z wyłączeniem zastosowań mogących narazić namioty na przyspieszone zużycie lub uszkodzenie (np. zadaszanie grilli lub stanowisk gastronomicznych wydzielających intensywne zapachy).
  2. Wszelkie usługi wykonujemy wyłącznie na podstawie ustaleń pisemnych (korespondencja e-mail). Ustalenia ustne nie potwierdzone drogą mailową nie stanowią zobowiązania.
  3. Wynajem nie obejmuje montażu, demontażu oraz transportu. Materiały należy pobrać i oddać do Działu Informacji i Promocji UTP, Kaliskiego 7, RCI pok. 115A, w uzgodnionych terminach. Koszt i organizacja montażu, demontażu i transportu pozostaje po stronie jednostki wypożyczającej (Najemcy).
  4. Udostępnienie gadżetów i innych materiałów promocyjnych nie obejmuje transportu do wnioskodawcy.
  5. W obrębie wynajętych namiotów, wyposażenia i sprzętu technicznego najemca jest zobowiązany do zapewnienia przestrzegania przepisów BHP i PPOŻ.
  6. Najemca akceptuje fakt, że użytkowanie namiotów musi zostać wstrzymane jeżeli występują niekorzystne warunki atmosferyczne, a w szczególności silny wiatr.
  7. W przypadku wystawienia namiotów w trakcie deszczu należy przed oddaniem go wysuszyć.
  8. W przypadku zniszczenia lub uszkodzenia wypożyczanych przedmiotów wyniku użytkowania niewłaściwego lub bez dołożenia należytej staranności, koszt naprawy lub odtworzenia obciąża jednostkę wypożyczającą (Najemcę).

§ III.

ZASADY WYNAJMU SPRZETU PROMOCYJNEGO ORAZ UDOSTĘPNIAMIA MATERIAŁÓW PROMOCYJNYCH

A. Rezerwacja sprzętu promocyjnego

  1. Warunkiem dokonania rezerwacji jest przesłanie maila, za potwierdzeniem odbioru, na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. według specyfikacji:

Rodzaj sprzętu :

  Odpowiednie zaznaczyć x . liczba szt
namiot    
roll-up    
ścianka promocyjna    
ścianka konferencyjna    

Nazwa wydarzenia ……………………..

Osoba odpowiedzialna ……………………….(imię i nazwisko, adres mailowy, nr telefonu)

Data pobrania ………………………………

Data zwrotu …………………………………

  1. Informacje w postaci elektronicznej powinny zostać wysłane minimum 7 dni roboczych przed sugerowaną datą wypożyczenia (ze względu na ograniczoną ilość materiałów sugerujmy możliwie wczesne terminy). Zwrotu należy dokonać w terminie uzgodnionym z DIiP.
  2. Weryfikację możliwości udostępnienia sprzętu promocyjnego dokonuje Dział Informacji i Promocji.
  3. W przypadku rezygnacji z wykorzystania sprzętu należy poinformować Dział Informacji i Promocji możliwie szybko, by móc udostępnić sprzęt osobom z listy rezerwowej.
  4. Dział Informacji i Promocji zobowiązuje się do możliwie najszybszego określenia dostępności (lub nie) sprzętu promocyjnego w deklarowanym terminie, najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych. W razie nieotrzymania maila zwrotnego w ciągu 3 dni prosimy o kontakt telefoniczny.

 

B. UDOSTĘPNIANIE MATERIAŁÓW PROMOCYJNYCH (GADŻETÓW, INFORMATORÓW)

  1. Warunkiem dokonania rezerwacji jest złożenie pisemnej prośby do Prorektora ds. organizacji i rozwoju z uwzględnieniem informacji:
    • Rodzaj i ilość materiałów promocyjnych
    • Przeznaczenie (dla kogo: rektorzy, naukowcy, studenci, pracodawcy, młodzież, dzieci itp.)
    • Nazwa wydarzenia i jego ranga
    • Data odbioru
    • Osoba odpowiedzialna za odbiór (imię i nazwisko, adres mailowy, nr telefonu)
  2. Prośba powinna zostać wysłana minimum 14 dni roboczych przed sugerowaną datą wydania materiałów promocyjnych.
  3. Weryfikację możliwości przekazania materiałów promocyjnych dokonuje Kierownik Działu Informacji i Promocji.
  4. Dział Informacji i Promocji zobowiązuje się do przesłania informacji zwrotnej (maksymalnie w ciągu 3 dni roboczych), że materiały zostały przydzielone i będzie je można odebrać w uzgodnionym terminie.

Zasady wydawania gadżetów :

  1. W przypadku konferencji uczelnianych, w miarę aktualnych zasobów, możliwe jest pobranie pakietu konferencyjnego (reklamówka + notes + długopis). W przypadku wydania pakietów, po konferencji należy dostarczyć kopię listy uczestników.
  2. Wszystkie materiały wydawane są z uwzględnieniem aktualnych zasobów i możliwości.

§IV.

OGRANICZENIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ

  1. Najemca zwraca wynajmowany sprzęt w stanie niepogorszonym ponad normalne zużycie i uporządkowanym.
  2. Najemca odpowiada za wszelkie uszkodzenia wynajmowanego sprzętu powstałe w okresie wynajmu, takie jak rozdarcia, rozcięcia, uszkodzenia konstrukcji i zabrudzenia trudne lub niemożliwe do usunięcia (np. powstałe z flamastrów, farb, tłuszczów, itp.) i to zarówno te, które spowodowane są działaniem najemcy, jak również działaniem osób trzecich niezwiązanych z najemcą oraz czynnikami atmosferycznymi (silny wiatr, burza, zalanie, itp.).
  3. Zabronione jest używanie wynajętego sprzętu niezgodnie z jego przeznaczeniem, np. używanie namiotów eventowych do zadaszenia grilla.
  4. Zabronione jest naklejanie taśm, naklejek samoprzylepnych i innych materiałów mogących pozostawić ślady na konstrukcji lub poszyciu namiotów oraz mebli i sprzęcie technicznym.
  5. Wieszanie na namiocie jakichkolwiek reklam, materiałów promocyjnych, gadżetów i sprzętu technicznego, który obciążyłby lub miał jakikolwiek wpływ na konstrukcję namiotów musi być uzgadniane z wynajmującym
  6. W okresie wynajmu najemca ma obowiązek dozorować wynajmowany sprzęt i niezwłocznie zgłosić wynajmującemu wszelkie nieprawidłowości i zdarzenia dotyczące wynajmowanego sprzętu, które mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo użytkowania lub dostępność sprzętu na kolejnych wydarzeniach.
  7. DIiP UTP nie bierze odpowiedzialności za brak dostępności sprzętu spowodowanej jego wcześniejszą rezerwacją.
  8. Za naruszenie postanowień niniejszego Regulaminu uważa się również działania lub zaniechania zmierzające do jego obejścia.

 

§ V.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania powyższego Regulaminu od momentu podjęcia czynności zmierzających do korzystania z usług DIiP UTP.
  2. Niniejszy Regulamin obowiązuje od momentu opublikowania na stronie internetowej UTP.
  3. Regulamin może być w każdym czasie zmieniony przez właściciela akcesoriów wystawienniczych w całości lub w części i obowiązuje w nowym brzmieniu od momentu opublikowania go na stronie internetowej UTP.
  4. Użytkownik oświadcza, iż zapoznał się z Regulaminem i akceptuje go w całości.

Drukuj